Dai luoghi reali alle sale di Zoom: come fare networking a distanza

Sono cambiate le nostre abituali modalità di interagire con le persone, i colleghi, i partner professionali. Siamo passati dagli ambienti reali (e il piacevole ricordo del buffet e dell’aperitivo) alle sale di Zoom.

Dobbiamo accettare l’idea che la tecnologia ci viene in aiuto e permette di mantenere relazioni e occasioni di incontro con le persone, quando non è possibile farlo nella vita reale. Oggi, senza le tecnologie di rete, come potremmo continuare a lavorare insieme e sviluppare nuove relazioni?

Fare di necessità virtù

Viviamo ancora sotto la morsa del virus e questo influisce sugli eventi e le riunioni di gruppo alle quali partecipiamo. Per quanto tempo ancora? Non lo sappiamo. Allora, Iniziamo a usare Zoom, Slack, WhatsApp …

Entrare in una sala di Zoom, con persone che magari non conosciamo, può essere scoraggiante. Non siamo abituati a gestire una modalità di comunicazione virtuale. E non dipende dal fatto che siamo più o meno timidi. Sono la distanza e l’interfaccia dello strumento di condivisione che non ci mettono a nostro agio.

Consigli per prepararsi a un incontro su Zoom

Per sentirti sicuro devi dedicare qualche minuto alla preparazione dell’incontro prima di partecipare a qualsiasi sala virtuale. Quindi:

• Devi essere puntuale. Preparati prima e collegati in anticipo.

• Ti colleghi da casa o dall’ufficio? Non ha importanza: assicurati sempre di non mostrare dietro di te elementi di disturbo, offensivi o un ambiente che potrebbe disorientare i tuoi interlocutori. Non puoi gestire un incontro guidando l’auto.

• Devi essere convinto che quel momento sia il più importante della tua giornata: più importante delle tante cose da fare. Non riesci a liberarti per tempo? Allora devi riorganizzare i tuoi impegni.

• Usa il computer per partecipare all’incontro. Consiglio personale: smartphone o tablet solo se l’alternativa è di non partecipare all’incontro. Con lo smartphone hai meno opzioni, è più complicato condividere lo schermo e le telefonate che potresti ricevere sono un forte elemento di disturbo.

• Devi dimenticare il cellulare. Non guardarlo: se c’è qualcosa che urta i partecipanti ad un incontro virtuale è la percezione che tu stia leggendo messaggi o consultando il tuo profilo Facebook. Se tieni gli auricolari Bluetooth, possono pensare che la loro presenza non sia importante per te. Stai dando il messaggio sbagliato.

Zoom ha la funzione Chat che consente di scrivere commenti al gruppo e messaggi privati; la funzione Chat permette anche di condividere informazioni di contatto, file e collegamenti ai social media.

1. Presentazione − Hai pochi secondi. Devi essere disinvolto e chiaro. I partecipanti devono sentire la tua voce e toccare la tua spontaneità. Sei lì insieme a loro. Alza il tono di voce, scandisci le parole e, soprattutto, tieni il ritmo, evitando sospensioni, divagazioni e (purtroppo, sì questo è il limite dei meeting a distanza) l’uso della gestualità per interagire o accentuare il senso delle tue parole.

2. Aspettativa − Non chiederti chi potresti incontrare dall’altra parte. Mostra invece entusiasmo: sii consapevole di quanto sei fortunato a incontrare persone con le quali condividere i tuoi obiettivi di lavoro.

3. Conversazione − Non ci sono conversazioni inutili. A volte è necessario rompere il ghiaccio o dire qualcosa per uscire dal silenzio. In questi casi puoi raccontare un aneddoto, una curiosità o buttare lì un evento sportivo (chi non segue il calcio in Italia?), il meteo o un piatto che hai assaggiato … Tempo e ricette sono qualcosa che abbiamo tutti in comune. E quando accade un contrattempo tecnico (che è sempre dietro l’angolo) può diventare un argomento di conversazione.

4. Biglietti da visita / Presentazioni − Normalmente, i professionisti hanno con sé il proprio biglietto da visita. È un’abitudine ormai consolidata nella vita reale, ma può essere mantenuta anche in un ambiente virtuale. Quindi, assicurati di avere il biglietto da visita in formato digitale per darlo a chi lo richiede. Se possibile, anche una breve presentazione della tua attività, una sorta di brochure digitale (versione ridotta).

Zoom ha la funzione Chat che consente di scrivere commenti al gruppo e messaggi privati; la funzione Chat permette anche di condividere informazioni di contatto, file e collegamenti ai social media.

Come muoversi dentro la sala virtuale

Osserva. Vedi qualcuno che conosci e che dovresti salutare? Riconosci qualcuno che dovresti incontrare?

Leggi i nomi. Su Zoom, il nome delle persone è ben visibile, in basso a sinistra nella finestra in cui appaiono. Puoi aggiungere al nome la qualifica; es. Andrea Bianchi – Notaio, Roma. Considera che lo spazio a disposizione è limitato e che le dimensioni della finestra possono variare a seconda della configurazione di Zoom o del tuo device (pc o smartphone).

A rinforzo, potresti anche indossare un badge. In questo caso, assicurati che sia ben visibile e soprattutto leggibile.

Pronuncia sempre il nome della persona alla quale ti rivolgi (non sei in un luogo reale dove puoi muoverti o richiamare con lo sguardo l’attenzione dell’interlocutore). Questo ti aiuterà anche a ricordare i nomi dei partecipanti.

Cerca le persone isolate. La persona che non sta parlando con nessuno potrebbe gradire la tua conversazione. Solo perché rimane in silenzio non significa che sia snob. Potrebbe solo essere timida. È gentile coinvolgerla.

Sii disponibile. Un sorriso e il contatto visivo fanno capire alle persone che sei disponibile ad incontrarle. Funziona sempre, sia di persona che online.

Fallo diventare un’occasione anche per divertirsi. La convivialità porta allegria e buonumore.

L’umorismo è il cammino più breve tra un uomo e l’altro. Georges Wolinski

I meeting a distanza sono impegnativi. Vale quindi la pena partecipare con l’intenzione di imparare qualcosa di nuovo, incontrare nuove persone, ma anche di divertirsi.