La mail, questa intrusa.

Come usare correttamente la mail nelle comunicazioni di lavoro, rispettando il destinatario.

Il Web è nato con la mail, ancora oggi lo strumento più diffuso di comunicazione tra professionisti. Se non ha sostituito lo smartphone, in moltissime circostanze è più efficace perché: veloce, archiviabile, asincrona (posso leggerla quando voglio), integrabile (gli allegati: puoi inserire link o aggiungere file, immagini o documenti in formato .Pdf). Inoltre, può essere inviata a più persone.

I vantaggi della mail

Veloce – Sfrutta la Rete e arriva sempre (quasi) a destinazione. Se non ci riesce, torna indietro portando con sé un messaggio di errore: mail inesistente? problema tecnico?

Asincrona – Possiamo scriverla in qualsiasi momento e chi la riceve può leggerla esattamente nel momento in cui la riceve o rimandare la lettura: “Sei impegnato? La leggerai più tardi.” Con la mail si può fare. Con il cellulare, se qualcuno ci chiama, è più difficile.

Archiviabile – Le mail rimangono da qualche parte: il tuo client di posta, nel server ecc. Dipende dal contratto, ma non dovresti perdere nessun messaggio di posta. Le puoi organizzare in cartelle (per attività, argomento, anno …) e puoi cercarle attraverso la funzione di ricerca integrata allo strumento che usi.

Integrabile – Puoi allegare alla mail uno o più file. Fai attenzione al peso perché se devi inviare file pesanti, ad esempio di più di 5 Mega, dovresti usare servizi alternativi (Dropbox, Google Drive, WeTransfer …)

Client di posta e webmail

Forse non tutti lo sanno ma la Webmail è un programma, utilizzabile via browser, per inviare, leggere e archiviare le mail. Le webmail più diffuse hanno anche una rubrica dei contatti e un calendario per gli appuntamenti. I contatti si possono esportare o importare: ad esempio, i nuovi contatti che raccogliamo attraverso i biglietti da visita. Sembra comodo, vero?

La mail può essere certificata. Vediamo perché

La Posta Elettronica Certificata (PEC) certifica l’invio e la ricezione di una mail: fornisce al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio arriva al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna. La traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata per un periodo di tempo definito a cura dei gestori e ha lo stesso valore giuridico delle ricevute.

Presto sarà possibile inviare una Pec in tutti i paesi dell’UE. Il mercato comune richiede protocolli condivisi per l’invio della posta certificata e a questo stanno lavorando tutti i paesi dell’Unione. [Aggiornamento: 07/07/2021]

Scrivere mail per farsi leggere

Una volta era più facile. Sembra controintuitivo, ma è così. Il lavoro di preparazione di una lettera richiedeva attenzione, controllo e, alla fine, revisione. Ai piani alti, chi scriveva dettava a una segretaria che, a sua volta, trascriveva, aggiustava, correggeva. Tutto questo prima di imbustare, appiccicare il francobollo (che era un costo) e inviare.

Una serie di passaggi che ci costringevano a scrivere con estrema cura, perdendo del tempo. Il passaggio al digitale ha trasformato il nostro lavoro, ma non l’ha reso più efficiente. Solo più frenetico. Ogni giorno riceviamo decine di mail. Le leggiamo distrattamente, leggiamo in ritardo comunicazioni importanti, a volte ci perdiamo delle mail. E ci chiediamo se la tecnologia digitale non sia solo un facilitatore, ma ci impegni in un difficile lavoro di gestione delle comunicazioni lavorative.

Tutto vero, ma i vantaggi della mail che abbiamo elencato, sono talmente concreti che non dobbiamo rinunciare a usarla

Suggerimenti su come scrivere mail efficaci

L’Oggetto è il campo più importante della mail

Lo leggiamo tutti, sempre. Quindi dobbiamo scrivere l’oggetto con estrema cura, prestando attenzione ai dettagli. Prima di tutto ai dettagli. Ad esempio:

• Oggetto: … (vuoto) NO
• Oggetto: Re: re: re: re NO
• Oggetto: “Preventivo” NO – “Preventivo consulenza legale” OK
• Oggetto: “Intervento” NO – “Sopralluogo ispezione caldaia + data” OK
• Oggetto: “Problema file” NO – “Problema: il file allegato alla tua mail non si apre” OK

Possiamo cambiare l’oggetto della mail. Facciamolo! Ad esempio, quando usiamo una mail che abbiamo ricevuto su un tema specifico, ma vogliamo formulare una nuova richiesta che non è in relazione con l’argomento iniziale della mail.

Brevi. Esaustivi

Ciò che di più importante avete da dire, deve stare tassativamente nella riga “Oggetto” e nel primo paragrafo del testo. Le premesse non sono utili e tolgono tempo e attenzione al lettore.

Si tratta del modello, ormai conosciuto e applicato tra chi scrive per professione, della piramide rovesciata: partire dal vertice, cioè l’informazione principale, e scendere verso la base, le informazioni di dettaglio o gli allegati.

L’impaginazione non è superflua

La maggior parte degli strumenti con i quali inviamo mail permettono di impaginare e formattare il testo. Quindi, usiamoli. Perché dovremmo scrivere un muro di testo senza andare a capo, controllare la spaziatura tra le parole, curare la punteggiatura? … capita sempre più spesso, per un adattamento al gergo dei social.

In breve:

1. paragrafi brevi,
2. titoletti in grassetto (comunque evidenziati),
3. spazio tra i paragrafi,
4. punti elenco: permettono al lettore di individuare i punti principali della mail;
5. S.I.G.L.E., usiamo le sigle se e solo se il destinatario della mail ne conosce il significato;
6. allegati: se ci sono, devono essere introdotti in modo chiaro e univoco nella mail;
7. controlliamo il font: riuscireste a leggere una mail che è stata scritta con questo font?

La grammatica. Si torna a scuola?

Qualcosa sfugge? Peccato. Facciamo attenzione alla struttura delle frasi: banalmente, una frase inizia con la Maiuscola e finisce con un punto fermo. Strano vero? I messaggini e i commenti sui social ce lo hanno fatto dimenticare.

Rispetta il tempo del destinatario

Regola fondamentale: come mittente, è una nostra responsabilità ridurre il tempo che occorrerà al destinatario per capire cosa gli stiamo dicendo. Anche se vuol dire che sarai tu a doverci metterci più tempo prima di inviarla.